CONVENTION
RELATIVE À L'UTILISATION À TITRE GRATUIT
DE LOCAUX COMMUNAUX

ENTRE:
Monsieur Robert VARESE, agissant en qualité de Maire du Vésinet et domicilié pour ce faire en l'hôtel de Ville, 60 bd Carnot, agissant en vertu d'une délibération du Conseil Municipal en date du 2 avril 2008, désignée ci-après « la Ville », d'une part,

ET:
L'Association « Société d'Histoire du Vésinet »,
Association loi de 1901, dont le siège social est en mairie du Vésinet, 60 boulevard Carnot, 78110 LE VESINET, et représentée par son Président en exercice, Monsieur Marc ANTOINE, dûment habilité par délibération du Conseil d'Administration de l'Association en date du 26 avril 2011 désignée ci-après « l'Association », d'autre part,

Préambule:
La Société d'Histoire du Vésinet, créée en 1985, collecte tout document ayant trait à l'histoire locale en vue d'enrichir le fonds existant et organise des expositions thématiques. Il importe que cette association dispose d'un lieu de stockage approprié pour rassembler l'ensemble de ses documents et objets d'un intérêt patrimonial certain, en un endroit unique.
Il est donc arrêté et convenu ce qui suit:

ARTICLE 1er : OBJET DE LA CONVENTION

La présente convention définit les conditions d'utilisation par la Société d'Histoire du Vésinet du local mis à sa disposition à titre gratuit par la Ville.

ARTICLE 2: DESIGNATION DES LOCAUX

Le local pouvant être utilisé est situé 59 boulevard Carnot au Vésinet, au sous-sol du Théâtre et est constitué d'une salle d'une surface de 30,25 m².

ARTICLE 3 : DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention est conclue pour une durée d'un an à compter de la signature. Elle sera renouvelable ensuite pour des périodes équivalentes par reconduction expresse demandée par lettre simple émanant de la Société d'Histoire du Vésinet et reçue par la Ville au moins un mois avant le terme prévu de la convention, sans toutefois pouvoir excéder trois ans, et sauf dissolution de l'association ou dénonciation de la convention dans les conditions prévues ci-après à l'article 6.

ARTICLE 4 : CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION

Le local prêté à l'Association servira exclusivement au traitement et au stockage de documents et d'objets faisant partie des collections de la Société d'Histoire du Vésinet, laquelle fera son affaire personnelle de l'assurance du stock de documents et d'objets. Cela exclut toutes autres utilisations telles que réunions, gestion administrative, etc...
L'Association doit maintenir le local et les voies d'accès en parfait état de propreté et de rangement.
L'utilisation du local doit s'effectuer dans le respect de l'ordre public, de l'hygiène et des bonnes moeurs.
L'Association disposera d'une clef d'accès au local prêté, de deux clefs d'accès au sous-sol du théâtre et d'un bip d'accès au parking souterrain. Pour des raisons de sécurité, un double de la clef du local prêté sera remis à la police municipale du Vésinet. En ce qui concerne le bip, il est à retirer auprès du régisseur de la police municipale contre une caution de 37,24€. En cas de perte ou de détérioration de ce bip, il sera remplacé aux frais du preneur.
L'Association adressera les demandes ponctuelles d'aménagements nécessaires par courrier à la Ville (éclairage, électricité, etc... ).

ARTICLE 5 : DISPOSITIONS RELATIVES A LA SECURITE

1 - Préalablement à l'utilisation du local, l'Association reconnaît: 

- avoir souscrit une police d'assurance couvrant les risques inhérents à l'utilisation du local prêtés. L'Association fournira à la Ville l'attestation de cette assurance. Elle informera la Ville sous huitaine de toute modification intervenant quant à ce contrat.

- avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité ainsi que des consignes particulières et s'engage à les appliquer.

- avoir procédé avec le représentant de la commune du Vésinet à une visite des lieux et plus particulièrement du local et des voies d'accès qui seront effectivement utilisés.

2 - Lors de l'utilisation du local, l'Association s'engage:

- à en assurer le nettoyage,

- à contrôler les entrées et les sorties des personnes autorisées à l'accès du local,

- à respecter les règles de sécurité inhérentes à un lieu de stockage,

- à ne pas utiliser de matériel susceptible de générer un incendie.

- à respecter l'interdiction de fumer.

3 - L'Association s'engage à laisser au chef d'établissement une clef du local mis à disposition afin de permettre l'accès dans le cadre des visites de la commission communale de sécurité. Elle s'engage également à donner toutes informations au chef d'établissement quant à la nature de ce qui est entreposé dans le local.

ARTICLE 6: RESILIATION DE LA CONVENTION

La présente convention peut être dénoncée:
1 - Par l'une ou l'autre des parties avec un préavis de 3 mois avant l'échéance.
2 - Par la Ville, à tout moment pour cas de force majeure ou pour des motifs sérieux tenant au bon fonctionnement du service public ou à l'ordre public, par lettre recommandée adressée à l'Association.
3 - Par l'Association à tout moment pour cas de force majeure, dûment constaté et signifié au Maire.
4 - A tout moment par la Ville, si les locaux sont utilisés à des fins non conformes aux obligations contractées par les parties ou dans des conditions contraires aux dispositions prévues ou en cas de nécessité absolue pour la commune de disposer des locaux.

Fait au Vésinet, le 16 mai 2011

Suivent deux signatures: Le Maire, R. VARESE;    Le président de la Société d'Histoire du Vésinet, M. ANTOINE.

Société d'Histoire du Vésinet, 2011- www.histoire-vesinet.org