CONVENTION D'OBJECTIFS ET DE MOYENS

ENTRE:
La Ville du Vésinet,
représentée par son Maire en exercice, dûment habilité en vertu d'une délibération du Conseil Municipal du 17 mars 2011, ayant donné délégation de signature à Madame Josette HUBERT, Maire-Adjoint, pour prendre en charge les questions relatives à la Culture, aux associations et à l'ouverture sur l'Europe et à Madame Odile CHALEAT, Conseillère Municipale déléguée, chargée des questions relatives aux associations et aux manifestations culturelles,désignée ci-après « la Ville » ou « la Commune », d'une part,

ET
l'Association « Société d'Histoire du Vésinet »
Association loi de 1901, dont le siège social est en mairie du Vésinet, 60 boulevard Carnot, 78110 LE VESINET et représentée par son Président en exercice, Monsieur Marc ANTOINE, dûment habilité par délibération du Conseil d'Administration de l'Association en date du 26 avril 2011, désignée ci-après « l'Association », d'autre part,
Il est convenu ce qui suit:

OBJET de la CONVENTION

La présente convention a pour but de définir l'objet, le montant et les conditions d'utilisation de l'aide financière directe et indirecte accordée par la Ville à l'Association. La Commune a décidé de soutenir les objectifs généraux de l'Association, ci-dessous définis. Elle fixe annuellement, dans le cadre de la préparation de son propre budget, le montant de son concours financier, en fonction des objectifs poursuivis, des résultats obtenus tels que décrits à l'article 1 du Titre I de la présente convention et de l'analyse des documents cités à l'article 2.
A cet effet, l'Association présente à la Ville une demande de subvention pour l'exercice suivant, accompagnée de son plan de financement détaillé des activités, de ses objectifs et de son budget dans lequel apparaît obligatoirement la participation financière communale de l'année en cours.

TITRE I - LES ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION

ARTICLE 1 - OBJECTIFS DE L'ASSOCIATION

La subvention accordée par la Commune doit permettre à l'Association de mettre en oeuvre ses objectifs qui sont les suivants:

    - Mettre en valeur l'histoire de la ville par des animations ou des publications;

    - Conserver dans de bonnes conditions les documents ayant trait à l'histoire de la ville et faisant partie de sa collection. La Ville considère en effet que cette collection, dont elle a contribué à l'enrichissement, présente un intérêt patrimonial certain.

En contrepartie, la Ville pourra demander à l'Association de:

    - Tenir à jour l'inventaire de ses collections et mettre cet inventaire à disposition du public;

    - Permettre la communication de ses collections au public: en cas de demande de consultation de ces documents, la communication pourra se faire sur rendez-vous au service archives- documentation de la mairie, en présence d'un agent municipal et d'un membre de l'Association. Dans ce cas, les documents seront transférés du local de l'Association au service archives-documentation parles soins d'un membre de l'association. Si les documents demandés en consultation existent sous forme matérielle et sont aussi reproduits sous forme numérique, l'Association s'engage à communiquer l'original si celui-ci lui est expressément demandé et si son état matériel le permet;

    - Mentionner le concours de la Ville sur tous les documents de communication en rapport avec les animations ou les publications qu'elle réalisera et qui bénéficieront de cette aide;

    - Proposer et préparer la commémoration des grandes dates de l'histoire du Vésinet.

ARTICLE 2 - PRESENTATION DES DOCUMENTS FINANCIERS ET DEMANDE DE SUBVENTION

L'Association devra formuler sa demande de subvention au plus tard le 31 octobre de l'année en cours, accompagnée des documents suivants:

    - questionnaire émis par la Ville, dûment rempli

    - le récépissé de déclaration du bureau de l'Association auprès de la sous-préfecture;

    - la copie des contrats d'assurance (responsabilité civile, organisateur de Manifestations, réunions, le cas échéant) et attestation de paiement;

    - budget de l'exercice en cours[*]

    - budget prévisionnel de l'année à venir [*]

    - bilan du dernier exercice clos [*]

    - compte de résultat du dernier exercice clos [*]

    - compte rendu de la dernière assemblée générale, retraçant l'activité de l'association ainsi que les objectifs pour l'avenir;

    - relevé d'identité bancaire;

    - dans le cas où l'Association emploierait des salariés, une attestation prouvant qu'elle à jour de ses cotisations à l'URSSAF;

    [*] avec commentaires si nécessaire.

L'Association s'engage à justifier de l'utilisation des subventions et de leur affectation, et tiendra sa comptabilité à la disposition de la commune.

ARTICLE 3 - FINANCEMENT DE NOUVEAUX PROJETS

L'Association informera à l'avance la commune de tous nouveaux projets qui pourraient être financés à l'aide de fonds communaux n'ayant pas été exposés à l'appui de la demande de subvention annuelle.

TITRE II - LES ENGAGEMENTS DE LA COMMUNE

ARTICLE 4 - AIDES MATERIELLE ET FINANCIERE

Pour sa part, la Ville s'engage à:

    - Soutenir financièrement l'Association pendant la durée de la convention en lui allouant une subvention annuelle de fonctionnement après examen d'un dossier de demande ;

    - Mettre à disposition de l'Association pendant la durée de la convention un local au sous-sol du théâtre pour la conservation de la totalité de ses collections (une convention particulière rédigée à ce sujet) ;

    - Faciliter l'accès aux locaux municipaux pour les besoins des expositions et autres manifestations organisées par l'Association et ce, dans les limites des disponibilités ;

    - Apporter son concours par ses moyens propres (site internet, Le Vésinet-Magazine, affichage) à la publicité des manifestations.organisées par l'association ;

ARTICLE 5 - ATTRIBUTION DE LA SUBVENTION

Le montant de la subvention votée au budget de la Ville fera l'objet d'une notification dans les deux mois qui suivent le vote du budget primitif de l'exercice.
Le versement de la subvention est subordonné au retour en mairie de la présente convention signée par l'Association.
L'aide de la Commune sera créditée au compte de l'Association, sous réserve du respect des engagements figurant au titre 1 de la présente convention et selon les procédures comptables en vigueur.

ARTICLE 6 - CONTROLE DE L'AIDE ATTRIBUEE

Si l'Association ne se conforme pas à ses obligations fixées à l'article 2 de la présente convention, la Ville se réserve la possibilité de ne pas accorder de subvention l'année suivante.

TITRE III - CLAUSES GENERALES

ARTICLE 7 - DUREE DE LA CONVENTION

La présente convention est conclue pour une durée d'un an à compter de sa signature. Elle sera renouvelable ensuite pour des périodes équivalentes par reconduction expresse demandée par lettre simple émanant de la Société d'Histoire du Vésinet et reçue par la Ville au moins un mois avant le terme prévu de la conventlon, sans toutefois pouvoir excéder trois ans, et sauf dissolution de l'Association ou dénonciation de la convention dans les conditions prévues ci-après à l'article 8.

ARTICLE 8 - RESILIATION DE LA CONVENTION

La convention sera résiliée de plein droit si l'Association venait à être dissoute ou si ses objectifs statutaires venaient à être modifiés substantiellement. La convention pourra également être dénoncée par l'une ou l'autre des parties par lettre recommandée avec accusé de réception trois mois avant la date souhaitée de la résiliation.

Fait au Vésinet, le 16 mai 2011,

Suivent trois signatures:

Pour la Mairie : L'Adjointe au Maire Chargée de la Culture, des Associations et de l'ouverture sur l'Europe, Josette HUBERT; La Conseillère Municipale déléguée aux associations et aux manifestations culturelles, Odile CHALEAT;

Pour l'Association : Le Président, Marc ANTOINE.

 


Société d'Histoire du Vésinet, 2011- www.histoire-vesinet.org